כל מה שחשוב לדעת על PMO

עולם ניהול הפרויקטים לא מפסיק להתפתח ואחד מתפקידי המפתח שתורמים להצלחה של תהליכי ניהול הפרויקטים בארגון הוא PMO – ראשי תיבות של Project Management Office. על פי אתר statista, ל-80% מהארגונים הבינלאומיים יש PMO אחד או יותר. מהם תחומי האחריות של PMO ומה מייחד את תפקידו ואיך אפשר להפוך ל-PMO? לדברי נזי זלמנוב מרצה בקורס PMO בג’ון ברייס, יועצת לארגונים בתחומי ניהול פרויקטים ו – PMO בחברת PROCEED המלווה גם ארגונים בבנייה ופיתוח גופי PMO ובהדרכה והכשרת PMO מתחילים, “התפקיד הפך בשנים האחרונות לתפקיד חובה בכל ארגון שמכבד את עצמו בתחום התוכנה והשירות. ארגונים אלה בונים או מפתחים לעצמם את יחידת הPMO. הסיבה היא שארגונים הבינו שבשוק תחרותי של היום הם חייבים להביא תוצר מאוד מהר לשוק, הם חייבים לתת את המוצר המדויק ביותר בזמן הקצר ביותר והאיכותי ביותר. כל אלו הביאו לכך שנדרש ניהול ובקרה לפרויקטים ארגונים ונדרשת שפה ארגונית אחידה לכל מנהלי הפרויקטים ולכל המנהלים בארגון על מנת לדעת איך נכון להשתמש בכוח אדם בצורה הטובה ביותר שתעצים את הצלחת הארגון”.

מה עושה PMO בפועל?

“PMO הוא בעצם תפקיד ארגוני או יחידה ארגונית שאמונים על כל תהליכי ניהול הפרויקטים בארגון והתאמתם למטרות העסקיות של הארגון. בפועל, זה אומר להטמיע תהליכים של ניהול פרויקטים, להדריך ולהכשיר מנהלי פרויקטים, לבחור את המתודולוגיות העבודה המתאימות לארגון ו/או לכל צוות בארגון, להיות אחראי על מערכות המידע הארגוניות התומכות בתהליכים אלו, לבנות מערך של בקרה ומדידה ארגונית עבור המנהלים בכל הדרגים, להיות הסלקטור עבור אילו פרויקטים נכנסים לארגון ואילו לא מתאימים למטרות העסקיות, להיות יד ימינו של המנכ”ל או סמנכ”ל הפיתוח (במקרים של תוכנה) בכל הקשור למצב הפרויקטים והתהליכים הארגונים וזה באמת בגדול ומאוד בצורכה רחבה. התפקיד הוא מאוד גמיש, עד כדי שנדיר יהיה למצוא 2 PMO שעושים בדיוק אותו הדבר. הגדרת התפקיד משתנה מאוד לפי הצורך של הארגון ולפי האישיות של אותו PMO”.

איך נראה יום בחיי PMO?

“כאמור, אופי התפקיד משתנה בתלות בתהליכים שקורים בארגון  על פני השנה (תהליכי תכנון שנתי / רבעוני, נקודות בקרה שונות, ניהול אג’ילי). בגדול, PMO בונה לעצמו את שגרת היום הפרויקטלית תוך התחברות לדופק הארגוני (ולעיתים קרובות גם הוא מגדיר את השפה הפרויקטלית בארגון), PMO מתעסק בבקרות רציפות של נתונים, בתהליכים אסטרטגיים, בהצגת סטטוסים למנהלי הארגון ובליווי פרויקטים נקודתיים. הדיונים יכולים להיות שעה אחת מול המנכ”ל ושעה אחרי זה מול מפתחים בפרויקט נקודתי – זה מנעד מאוד רחב וזה מה שמהווה את עיקר האתגר בתפקיד ומול זה גם את עיקר ההנאה ממנו”.

למי מתאים התפקיד?

“התפקיד מתאים לכל מי שאוהב/ת את השילוב בין תהליכים ובין אנשים, בין יצירת שינוי והובלת תהליכים. למי שיש יכולת לראיה קדימה ויכולת הבנה של התמונה הכוללת מתוך המון נתונים. בגלל שהגדרת התפקיד משתנה אז מול כל תפקיד נוכל למצוא אופי אחר של אנשים שמאיישים אותו אבל התכונות שפירטתי חייבות להיות למי שרוצה להיות PMO מצליח”.

מה בעצם ההבדל בין מנהל פרויקטים ל-PMO?

“מנהל פרויקטים אחראי על הפרויקט או פרויקטים שלו מקצה לקצה, הוא לרוב יהיה איש מקצוע בתחום הפרויקט ויכיר את כל הנדרש מבחינה מקצועית להיות בפרויקט. אחריות הפרויקט והתוצרים היא שלו והוא רואה את העולם דרך הפרויקט שלו בלבד. לעומת זאת, PMO בכובע אחד שלו מלווה פרויקטים ארגוניים, לרוב מקצים אותו לפרויקטים מאוד מורכבים אשר כוללים מספר גופים בארגון על מנת לסנכרן את כולם לקצב הנדרש ולביצוע הנדרש, לרוב נמצא את ה – PMO בפרויקטים אסטרטגיים לארגון. אבל ליווי פרויקטים זה רק כובע אחד. כיוון שה-PMO או מתעסק במתודולוגיית הניהול והבקרה הארגונית הוא זה שמסתכל על מכלול הפרויקטים הארגוני ויודע לתת כיוונים, הנחיות והמלצות הן למנהלי הפרויקטים והן להנהלת הארגון”.

מה השכר הממוצע?

“אין מספר קבוע, כמו כל דבר זה תלוי מיקום ארגוני, בותק, במוטות השליטה. אבל המשכורות הן משכורות של עולם ההייטק בגלל רגישות התפקיד וחשיבותו”. מכללת ג’ון ברייס מציעה קורס PMO למי שמעוניין להשתלב בתפקיד המרתק. נזי מספרת: “הקורס שלנו הוא היחיד מסוגו בארץ אשר נותן הכשרה ראשונית לתוך עולם ה-PMO. מיועד למי שרוצה להיות בתפקיד ולמי שנמצא שנה- שנתיים ורוצה להתמקצע יותר. הקורס בנוי ברובו כ-Workshop. כלומר, לימוד סדנאי שבו כל נושא מעולם ה-PMO מפורק לתיאוריה קצרה ובעיקר פרקטיקה כדי לחוות ולהרגיש איך התפקיד מיושם בעולם האמיתי. הקורס הוא מאוד גמיש ואני כל פעם מתאימה את התכנים לאופי המשתתפים ובעיקר למה הם צריכים כדי שיוכלו ליישם את התכנים כבר למחרת בארגון”.